RRPP: ceremonial y protocolo

Tomado de:

Relaciones públicas y gestión de públicos en eventos: los principios rectores del ceremonial y el protocolo (2006)

M. Teresa Otero Alvarado

Departamento de Comunicación Audiovisual, Publicidad y Literatura

Universidad de Sevilla

Abstracto

Las organizaciones desarrollan a veces actividades extraordinarias de interés para su entorno por tratarse de excelentes ocasiones para difundir identidad y mensajes institucionales, identificar a su universo y crear o potenciar alianzas. Estas actuaciones se llevan acabo mediante técnicas avanzadas de gestión de públicos, entre las que ocupan un lugar destacado la correcta aplicación de los sistemas ceremoniales –que definen la identidad organizacional–, y en el caso de que el emisor de comunicación sea el Estado, las normas de protocolo, responsables de que la imagen percibida por los ciudadanos sea idéntica en cualquier coyuntura temporal o lugar geográfico. En ambos casos, ceremonial y protocolo indican a los distintos tipos de públicos cómo han de presentarse y cual es su ubicación espacio-temporal en el imaginario relacional del evento, un posicionamiento dado por las tipologías de relación que han establecido previamente las relaciones públicas y que se pone de manifiesto en función de sistema de vínculos de ese universo organizacional.

Resumen

Uno de los instrumentos más eficaces para transmitir con fidelidad la identidad organizacional y crear ámbitos relacionales idóneos son los acontecimientos especiales, actos o eventos, y el publirelacionista aparece en ellos como responsable de configurar este mensaje tanto a través de la verbalidad de discursos, videos o publicaciones institucionales como de la retórica no verbal de las ceremonias, lugar específico en que se produce la interacción (…) la proxémica referida a los espacios y la cronémica referida a los tiempos.

Los públicos

La clave para determinar los públicos de una organización está en la definición de las consecuencias. Dentro de una organización de eventos, los públicos se clasifican difenrente:

1. No público. No hay que tenerlos en cuenta al realizar las listas de invitados y mailing, aunque en otras acciones podrían incorporarse.
2. Público latente. Suelen permanecer ocultos a las estadísticas, y a veces la labor de un buen profesional de las relaciones públicas consiste en identificarlos y decidir si es oportuna o no su inclusión en el listado general y/o en el del evento.
3. Público informado. Suelen ser destinatarios habituales de las invitaciones municipales, acudan o no a los actos programados.
4. Público activo. Este suele ser el sector mejor fidelizado del universo organizacional, asistentes habituales y con quienes hay que contar, de lo contrario se sienten molestos por haber sido excluidos.

Ceremonial

Los elementos constitutivos del ceremonial son tres. El primero es el espacio-temporal, que incluye materiales (escenografía, mobiliario, decoración, símbolos, etc.) e inmateriales (música, olores, iluminación, efectos especiales, etc.). El segundo son Personales, que son la etiqueta o signos de identidad que individualizan; el tercero y último son los normativos. Estas son las reglas de ordenación espacial y temporal que rigen en los distintos ámbitos de la ceremonia.

El protocolo

Se reduce a lo público, a los actos oficiales organizados por el Estado en cualquiera de sus manifestaciones territoriales o de poderes, así como aquellos actos no oficiales que cuenten con presencia de autoridades o instituciones estatales.

Pasos a seguir para una correcta gestión del evento

• El caracter del acto lo otorga el organizador y los medios utilizados para llevarlo acabo, y no su naturaleza o el rango de los asistentes.  Aquí se identifica si es un acto oficial o no.
• Se define qué tipo de acto se desea. Pequeño, privaso, multitudinario, con los medios de prensa, cerrado, etc.
• El objetivo. Nunca el objetivo del acto es el acto en sí mismo. Solamente si se conocen los objetivos se podrá diagnosticar el éxito o fracaso de una convocatoria con metodología científica, cualitativa o cuantitativamente.
• Una vez identificados los objetivos es necesario materializar el mensaje a transmitir.
• Enumeración de personas e instituciones que van a acudir y a qué niveles. Han de determinarse los niveles de representación al objeto de que exista simetría en la presencia institucional y no se creen desiguldades. Una exelente lista de invitados equilibrada, difícil de conseguir, denota un excelente conocimiento de los públicos y el universo propios.
• Elección del lugar y tiempos de la ceremonia (estacionamiento, seguridad, inclemencias del tiempo, logística, horas, fechas, etc).
• El publicirrelacionista utilizará los espacio como un director de cine (iluminación, diferentes tipos de asientos o colores, alfombras y una adecuada señalética).

Dentro de las RRPP se encuentran los actos públicos. Es importante resaltar lo que este artículo de investigación aclara, estos eventos son importantes porque pueden posicionar a la organización. Más allá del concepto medieval de un evento en el que el evento en sí era lo más importante, dentro de las relaciones públicas los eventos son lazos entre los diversos públicos con la organización. Por supuesto que deben estar bien organizados, pensados para funcionar bajo un objetivo, un mensaje que coordine todos los elementos y cumpla con la meta de llegar a entablar relaciones entre ambas líneas: la organización y su público.