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¿Debe tu biblioteca tener una política sobre medios de comunicación sociales?

Indiscreciones de Facebook, tweets ambulantes, comentarios arriesgados.  Evíta estos riesgos con unas reglas simples.

Por Ellyssa Kroski — School Library Journal, 10/1/2009

Traducido por Raúl Cervantes – Universidad de Montemorelos, 30 de diciembre de 2009

En enero de 2009, James Andrews vice-presidente de Ketchum Interactive viajó en avión a Memphis, TN para hablar con un cliente importante, FedEx, acerca de los medios sociales.  Rumbo a su presentación, Andrews entró a su cuenta de Twitter y publicó: “Les confieso que estoy en una de esas ciudades donde me rasco la cabeza y digo ‘¡mejor muerto que vivir aquí!’”

¿El problema?  Uno de los fans de Andrews, empleado de FedEx, compartió el comentario con sus colegas, causando un desastre de relaciones públicas que rondó el globo.

Los medios de comunicación actuales son vehículos poderosos que permiten a las organizaciones conectarse e interactuar con muchas y diversas audiencias.  Con más de siete millones de usuarios, Twitter crece a un ritmo de 1, 382 por ciento, Facebook presume de más de 250 millones de miembros activos y escritores novatos han iniciado más de 133 millones de blogs.   Mientras que es cierto que la alta popularidad de estas aplicaciones ha abierto un mundo de oportunidades para desarrollar una marca o crear una comunidad, la naturaleza pública y social de estos servicios también trae consigo riesgos potenciales.  Es por esto que las organizaciones –incluyendo las bibliotecas – han comenzado a desarrollar políticas de uso de los medios de comunicación sociales tanto para los empleados como los usuarios.

De hecho, muchas bibliotecas escolares han comenzado a trazar políticas para estudiantes y a delinear directrices del uso aceptable de blogs y otros medios de comunicación sociales.  Las escuelas enfrentan varios retos al desarrollar tales políticas debido a que los sitios Web sociales son a menudo restringidos por el distrito escolar o incluso son bloqueados del todo.

¿Porqué tener una política sobre medios de comunicación sociales?

Los beneficios de establecer una presencia en los medios sociales están llegando a ser cada vez más aparentes a medida que compañías como Dell comparten relatos de éxito, pero también hemos oído historias de errores vergonzosos en Facebook, usuarios impulsivos de Twitter, y autores de blogs que hablan demasiado directo.  En un tiempo cuando la distinción entre los ámbitos profesionales y personal tienden a no ser tan definidos y aparentemente todos tienen un perfil de Facebook o Twitter, una política sobre medios sociales es una forma útil de establecer algunas reglas básicas para empleados con respecto a sus actividades en línea.  Es también un recordatorio de que el contenido que publican no es privado y que puede, en el final de los casos, reflejarse en la organización. 

Una política de medios sociales puede establecer directrices definidas para los empleados que publican en nombre de la organización, como también para empleados con cuentas de medios sociales.  También se han empezado a crear normas para usuarios informándoles lo que es aceptable publicar en el blog y páginas comunitarias de una organización.

Algunas corporaciones grandes como IBM, la BBC y el diario Wall Street Journal, están entre las muchas compañías que han creado directrices para el uso de blogs y computación social.  Las bibliotecas y organizaciones como Western Kentucky University Library, St. Petersburg (FL) College Library, y Library and Information Technology Association han desarrollado políticas sobre el uso de blogs para sus empleados.  Whitman Public Library, Kern County (CA) Library, and the Monterey (CA) Public Library también han diseñado políticas sobre los comentarios públicos y el establecimiento de contactos profesionales.

Muchas bibliotecas escolares bloquean los sitios Web para el establecimiento de contactos profesionales debido a que las políticas de sus administraciones no permiten que el uso de los medios sociales, pero eso no significa que sus  empleados no usen Twitter o que no establezcan contactos profesionales vía sus cuentas personales.  Aún esas bibliotecas querrán dar consideración al establecimiento de algunas normas.

¿Qué debe incluír dicha política?

Al considerar el desarrollo de una política interna sobre medios sociales, usted querrá mencionar los diferentes tipos de aplicaciones como blogs, Facebook, y otras redes sociales y servicios de micro blogs como Twitter y también dar espacio a las tecnologías emergentes.  Busque políticas ya establecidas para ver cuales son las mejores prácticas y sugerencias.  Querrá también presentar el documento de la política en formato Wiki (lo que IBM hizo), puesto que permite actualizar dicha política a medida que aparecen nuevas tecnologías.  Estos son algunos de los puntos que querrá considerar en su política de medios sociales:

Use una declaración de exención de responsabilidad.  Incluya una exención de responsabilidad en su blog personal y otros sitios sociales en la declara que las opiniones son suyas y no las de su empleador.  Por ejemplo: “Las opiniones expresadas en este sitio Web son de mi autoría y no representan necesariamente las de [insertar el nombre de la organización].” 

No comparta secretos.  Sea cuidadoso/a en no revelar información confidencial y comercial, incluyendo detalles financieros o cualquier otro asunto interno.  Revelar información privada de usuarios específicos, compañeros de trabajo, o cualquier otra persona afiliada a la biblioteca es también una violación. 

Sea usted mismo/a. Si publica acerca de asuntos relacionados con su empleador, sea franco acerca que su identidad y para quién trabaja.  Aunque algunos autores de blogs publican de forma anónima, se recomienda que use su nombre real y su rol profesional.

Respete los derechos del autor.  Es su responsabilidad entender los derechos del autor y las leyes de uso justo con respecto a la publicación de contenido protegido y fuentes de referencia.  Es una costumbre en el mundo de los blogs citar las fuentes enlazándolas dentro de las publicaciones y se recomienda que usted también lo haga.

Respete a sus compañeros. Respete la privacidad de sus compañeros de trabajo y evite publicar fotos, videos o conversaciones sin su permiso.

Evite riñas en línea. Si tiene una diferencia de opinión con alguien en línea o desea publicar acerca de un asunto controvertido, favor de hacerlo de manera profesional.  Externe su opinión, pero no use los medios sociales para ataques personales o argumentos inflamatorios, y recuerde que lo que publique no es un asunto personal y que puede impactar a la organización.

Publique información certera.  Usted es responsable de revisar la certeza de la información que publica en línea.  Sea diligente en su investigación para asegurarse de que lo que publica es factual, correcto y, si fuere posible, proporcione fuentes para apoyar sus comentarios.

Consulte el manual de empleados. Sea consciente de que todas las políticas existentes y las directrices de comportamiento del empleado se extienden a la arena en línea como también al lugar de trabajo. 

Use el buen juicio. Piense en el tipo de imagen que quiere proyectar en beneficio de la organización cuando publica en redes socio-profesionales o en sitios de medios sociales.  En algunas instancias lo que publica será visto y almacenado permanentemente en línea una vez que haya pulsado el botón de “publicar”.  En sitios donde publica su afiliación profesional, asegúrese de que su perfil se adhiere a criterios establecidos, especialmente si está usted recién contratado.

Proporcione servicio de calidad. Piense en lo que puede ofrecer a la comunidad, ya sea que se trate de publicaciones de blog consideradas y relevantes, tweets noticiosos, o ayuda de tarea y enfóquese en proveer eso consistentemente.  Busque oportunidades en estos sitios sociales para ofrecer recomendaciones o servicios y así captar la atención de los usuarios y proveer servicio de calidad a la comunidad.

Acepte la responsabilidad. Si se equivocó en algo, admítalo y siga adelante.  Cometer errores no significa el fin del mundo y a largo plazo es mejor ser honesto y pedir disculpas que negarlo y encubrirlo.

Las bibliotecas también desarrollan políticas para guiar a sus usuarios en el uso apropiado de las páginas Web de sus instituciones.  Estas directrices incluye informar a los usuarios de que sus comentarios y lo que publican será monitoreado antes de hacerlos públicos, y que al publicar en el sitio, el usuario acepta indemnizar a la biblioteca de todos los responsabilidades que pudieran suscitarse como resultado del contenido creado por el usuario.  Algunas bibliotecas se han reservado el derecho a editar o modificar comentarios y reproducir esos comentarios y mensajes en otros lugares públicos.  

Aparte de establecer políticas sobre medios de comunicación sociales, querrá usted también patrocinar sesiones de entrenamiento y orientación sobre el uso de la Web social.  Estas sesiones tendrían el propósito de educar a los nuevos usuarios sobre asuntos de privacidad y acerca de las cosas que deberían o no publicar en línea.  Las bibliotecas querrán entablar nuevos procesos de flujo de trabajo conjuntamente con sus políticas, tales como designar a una persona como responsable de enviar tweets en nombre de la biblioteca, o responsabilizar a alguien para que modere los comentarios y administre lo que se publica o comenta.

  • Las políticas sobre medios de comunicación sociales no tienen que ser extensas o parecer como una lista tiránica de reglas.  Sin embargo, unas cuantas directrices pueden alcanzar mucho al ayudar a la gente a usar los medios sociales sabiamente.

 

Información de la autora

Ellyssa Kroski (ellyssakroski@yahoo.com) es una consultora de información, referencista de biblioteca, escritora, y oradora de conferencias, así como miembro adjunto de la  facultad en Long Island University, Pratt Institute, NY, y San Jose (CA) State University. Publica en iLibrarian.

Fuente: http://www.schoollibraryjournal.com/article/CA6699104.html#Why%20have%20a%20social%20media%20policy?

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